Tips voor een succesvolle remote audit

Ook nu de coronamaatregelen voor eind 2020 weer zijn aangescherpt, is het van groot belang voor jouw bedrijf dat alle compliance audits arbo en milieu en de RI&E actualisaties de komende tijd zoveel mogelijk doorgaan. Dit geldt ook voor onze jaarlijkse audits met Sufficio. Download hier de onderstaande informatie.

Tip 1. Als jouw bedrijf het niet toelaat om een audit in zijn geheel fysiek op locatie uit te voeren, pas dan één van onze andere varianten toe voor een succesvolle (online) audit.

Tip 2. Maak ter voorbereiding gebruik van onze document-overzichten voor Milieu, Arbo en RI&E actualisatie. Je ontvangt deze (indien van toepassing) vooraf bij de afspraakbevestiging voor de audit.

 

“We hebben inmiddels ervaring met drie verschillende varianten”!

  • Variant 1: Bedrijfsbezoek op jouw locatie met inachtneming van coronamaatregelen – De controle van documenten en rondgang vindt volledig plaats op locatie met inachtneming van de coronamaatregelen. Onze adviseur houdt 1,5 meter afstand, draagt preventief een mondkapje, tenzij expliciet wordt aangegeven dat de veiligheid op locatie niet in het geding is. De adviseur gebruikt een mondkapje op momenten waar de 1,5 meter niet haalbaar is en past zich daarnaast aan aan de maatregelen en het beleid binnen jouw bedrijf. Is een fysiek bezoek op het laatst toch niet mogelijk dan is variant 2 een prima alternatief.
  • Variant 2: Gehele compliance audit voer je met de adviseur op afstand uit – Werk jij op de bedrijfslocatie en mag je rondlopen? Werk dan samen met de adviseur het administratieve deel en de online ‘live’ rondgang uit met beeldbellen. Via Teams/Zoom neemt de adviseur de documenten en openstaande acties met jou door. Daarna ga je met beeldbellen een ‘live’ rondgang maken door jouw bedrijf (zie voorbereiding bij gebruik mobiele apps). Hierbij is het handig dat je vooraf een plattegrond stuurt naar de adviseur, zodat de route van afdeling naar afdeling gemakkelijk te volgen is. Ben je op kantoor, maar mag je zelf geen rondgang door het bedrijf maken of werk je thuis? Dan is variant 3 de beste mogelijkheid om de audit uit te voeren.
  • Variant 3: Online compliance audit, alleen administratief – Werk jij op het moment van de audit verplicht vanuit huis en/of heb je geen toegang tot het (volledige) bedrijf? Dan neemt de adviseur via een Teams/Zoom meeting het administratieve/documenten deel en de openstaande acties met jou door. Jullie plannen daarna een nieuwe afspraak in voor een fysiek bedrijfsbezoek, zo gauw dat weer mogelijk is.

 

Handige (technische) informatie

  1. Bij variant 2 en 3 neemt de adviseur bij de start van de meeting de technische ‘spelregels’ met je door voor een succesvolle remote-audit. Denk hierbij aan een goede geluid- en beeldverbinding. Tip: maak gebruik van oortjes.
  2. Daarnaast bespreekt de adviseur met je hoe de meeting gaat verlopen met af en toe een pauze van 5-10 min. Je bespreekt eerst het administratieve deel en start daarna, indien mogelijk, de ‘live’ rondgang met beeldbellen. Tip: heb je zelf nog bijzonderheden/onderwerpen? Geef dit direct aan.
  3. Aan het eind van een audit neemt de adviseur met je door welke documenten/foto’s op te sturen en wat de vervolgafspraken/-acties zijn. Tip: ontvang een ‘tussentijdse pdf rapportage’ voor inzicht in wat al wel is behandeld.

 

Hierbij alvast in het kort de instructies voor het gebruik van een app via de mobiele telefoon voor een ‘live’ bedrijfsrondgang. Het draaien van het beeld werkt goed bij beide methodes.

  • Whatsapp - indien je 06-nr wil/mag uitwisselen
  • Teams/Zoom app – app installeren op jouw mobiel en de deelnemerslink openen die je van BMD Advies hebt ontvangen. De adviseur laat jou dan toe. Ook als je geen account hebt voor Teams/Zoom kun je als gast gemakkelijk deelnemen.

Ik wil meer weten over

Uw naam is niet ingevuld.

U heeft geen bedrijfsnaam opgegeven.

Uw e-mailadres is niet of niet correct ingevuld.

U hebt geen vraag of opmerking ingevuld.

* Verplichte Velden